प्रथम अध्याय- एमएस एक्सेस क्या है, कैसे उपयोगी है।

एम एस एक्सेस सीखे, अब हिन्दी में

प्रथम अध्याय- एमएस एक्सेस क्या है व कैसे उपयोगी है।

इस लेख को पढते ही जिन लोगो को एम एस एक्सेस के बारे में जानकारी नहीं है या फिर नाम सुना है लेकिन इसकी ज्यादा जानकारी नहीं रखते उनके दिमाग में ये प्रश्न जरूर आएँगा की ये एम एस एक्सेस क्या है व इसे मैं अपने मतलब के लिए कैसे उपयोग कर सकता हूँ तो आप बिल्कुल सही जगह है जहाँ आपको मैं बताऊगा की भले ही आप किसी प्राईवेट/सरकारी आँफिस के कर्मचारी हो, कोई दुकानदार हो, ग्रहणी हो, विधार्थी हो, किसी भी वस्तु के कोई संग्रहकर्त्ता हो या कोई और जो अपने मतबल की चीजो को व्यवस्थित नहीं रख पा रहे हो एवं अपनी उन चीजो की व्यवस्थित रूप से रखना चाह रहे हो तो ये बिल्कुल आपके काम का है। मेरे उपरोक्त कथन में चीजो से तात्पर्य अलग-अलग लोगो के लिए अलग-अलग हो सकता है जैसे कर्मचारी के लिए आँफिस का डाटा, क्लाइंट की सूचना, दुकानदार के लिए दुकान का सामान, ग्रहणी के लिए उसका बजट व घरखर्च का प्रबंधन, विधार्थी के लिए उसकी किताबो की सूची आदि-आदि।

   उपरोक्त चीजो को ही एमएस एक्सेस में डाटा कहाँ जाता है एवं डाटाबेस अर्थात चीजो का प्रबंधन। बस आप यही से समक्ष गए होगे की चीजो का सही प्रकार से प्रबंधन एवं उसके अनुरूप आपका सुनियोजन किया जाना ही इसका उद्देश्य है आप चुटकी बजाते ही किसी क्लाइंट की सूचना निकाल कर उसे प्रिंट, ईमेल कर सकते है अपने किसी उद्देश्य के लिए उसका उपयोग कर सकते है। साथ ही दुकानदार व ग्रहणी अपनी चीजो (डाटा) से अपने बजत का बेहतर प्रबंधन कर सकते है।

   तो फिर चलिए इस रोमांचक पथ पर जहाँ इस पथ पर मैं आपका मार्गदर्शन करूगा व आपको सरल प्रकार से बताऊगा की ये आप इसे अपने मतलब के लिए कैसे काम में ले सकोगे। मैं आपके मन के विचारो के अनुरूप प्रश्न लेकर उनका उत्तर यहाँ रखना चाहूँगा-

प्रश्न1- एमएस एक्सेस कहाँ मिलेगा एवं इसे अपने कम्प्यूटर में कैसे स्थापित किया जाएः

जवाब- देखिए, आपमें जिनके पास भी विंडो आधारित कम्प्यूटर/लैपटाँप हो उसमें सामान्यतया माईक्रोसाँफ्ट आँफिस (एमएस आँफिस) जरूर होता है यदि आपके कम्प्यूटर में नहीं है तो आपको अपने कम्प्यूटर/लैपटाँप में एमएस आँफिस स्थापित (Install) कराना होगा। एमएस एक्सेस, एमएस आँफिस के साथ ही स्वत स्थापित होता है कुछ एमएस आँफिस संस्करणो में यह उपलब्ध नहीं भी हो सकता है। अतः आपको इसके लिए आनलाईन या मार्केट से एमएस एक्सेस सहित वाला एमएस आँफिस खरीद कर स्थापित करना होगा।

प्रश्न2- मुझे ज्यादा अग्रेजी नहीं आती तो क्या मैं एमएस एक्सेस सीख कर उसमें अपना खुद का साँफ्टवेयर बना सकता हूँ?

उत्तर- बिल्कुल, यदि आपको कम्प्यूटर का बेसिक ज्ञान है तब भी आप एमएस एक्सेस में स्वंय का साँफ्टवेयर/डाटाबेस तैयार कर सकते है। मैं स्वंय इसका उदाहरण हूँ मैने एमएम एक्सेस की बिना जानकारी केवल इंटरनेट, यूट्यूब विडियो से सीख कर एमएस एक्सेस में कई एडवांस साँफ्टवेयर बनाए है जो इसका अध्ययन किए हुए एवं बेहद अऩुभवी लोगो व्दारा बनाए गए साँफ्टवेयर से कही कम नहीं है। मेरा एक एडवांस साँफ्टवेय मेंरे यूट्यूब चैनल MS Access Guru Ji पर उपबल्ध है। यदि आपको केवल हिन्दी भी आती है तो मैं आपका इस पथप्रदर्शक बन कर उपलब्ध रहूँगा। मुझे कमेट व्दारा भी कोई भी समस्या के बारे में जानकारी ले सकते है।

प्रश्न3-क्या मैं एमएस एक्सेस में MS Excel एवं MS Word में किया जाने वाला काम कर सकता हूँ?

उत्तर- जैसा की मैने ऊपर बताया है कि एमएस एक्सेस डाटाबेस को व्यवस्थित कर उससे मनचाहा आउटपुट लेने के लिए बेहतर है जबकि एमएस वर्ड रिपोर्ट/पत्र आदि में व एमएस एक्सल डाटा को सीट्स में सुरक्षित करने व ग्राफ आदि के लिए उपयोगी है। लेकिन आपको जानकर आश्चर्य होगा कि आप एमएस एक्सेस में एमएस वर्ड व एक्सल दोनो का काम कर सकते है और वह भी बहुत एडवांस तरीके से। एमएस एक्सेस में सीट्स का डाटा टेबल्स में सुरक्षित किया जाता है एवं रिपोर्टस बनाकर उसका पत्र की तरह प्रिंट किया जाता है।

तो फिर इस रोमांचक सफर में शुरूआत करते है एमएस एक्सेस को सीखने की। एमएस एक्सेस मूलरूप से निम्न तत्वो (Objects) से मिलकर बना होता है एवं केवल निम्नलिखित की जानकारी से आप मनचाहा साँफ्टवेयर बना सकते है-

1.       टेबल (Table) - ये एमएस एक्सल की सीट्स की तरह ही होती है जिसमें डाटा स्टोर किया जाता है।

2.       फार्म (Form) - फार्म के व्दारा उपयोगकर्त्ता व्दारा डाटा टेबल में स्टोर या संपादित (Edit) किया जाता है।

3.       क्वेरी (Query)- क्वेरी व्दारा टेबल्स का डाटा मनचाहे तरीके से देखा जाता है एवं उसका उपयोग रिपोर्ट के साथ किया जाता है।

4.       रिपोर्ट (Report)- रिपोर्ट के व्दारा टेबल के डाटा से या क्वेरी के व्दारा मनचाहा रिपोर्ट देखी व प्रिंट कराई जाती है।

5.       मैक्रो (Macro)– ये एमएस एक्सेस के बने-बनाए फंक्शन होते है जिनके व्दारा एमएस एक्सेस में एक्शन कराए जाते है जैसे फार्म को खोलना, बंद करना, रिपोर्ट को बंद करना, खोलना, प्रिट करना आदि।

6.       विजुलअ बेसिक भाषा (Visual Basic [vba]) – ये एक कम्प्यूटर भाषा है जैसा कि C, C++ आदि जिसकी बेसिक जानकारी से कई बडे-बडे कार्य आसानी से किए जा सकते है।

मैं आपको ऊपर बताए गए प्रत्येक तत्व (Object) के बारे में एक-एक कर अगले चैप्टर में विस्तार से बताऊँगा। बेसिक ज्ञान के लिए मेरे यूट्यूब चैनल को सबसक्राईब करे एवं उसमें सामान्य जानकारी के विडियो को अवलोकन अवश्य करे ताकि आगे आप प्रत्येक Objects को भलीभाँति समक्ष सके। साथ ही विडियो के अनुसार स्वंय से अपने कम्प्यूटर में प्रैक्टिस भी अवश्य रूप से करे।

एमएस एक्सेस सीखे, अपनी भाषा में कम्प्यूटर भाषा सीखने का नया ठिकाना