दूसरा अध्याय – एमएस एक्सेस में टेबल (Table) क्या होती है एव टेबल के कितने डाटा टाईप होते है।

दूसरा अध्याय – एमएस एक्सेस में प्रथम Object टेबल (Table) का अध्ययन

1.       टेबल (Table) – जैसा की हमने प्रथम अध्याय में पढा था की MS Access में टेबल्स में डाटा स्टोर किया जाता है अर्थात जैसे हमे किसी कर्मचारी का नाम, जन्मतिथि, पिताजी का नाम, उसकी फोटो व अन्य विवरण सुरक्षित () करके रखना हो तो वह एमएस एक्सेस में टेबल्स में सुरक्षित रखा जाता है। टेबल एक प्रकार से MS Excel की सीट की तरह ही होता है जिसमें कई सीट्स में प्रत्येक काँलम व पंक्ति में अलग-अलग प्रकार का डाटा सुरक्षित रखा जाता है। जिस प्रकार एक्सल में किसी एक काँलम में एक प्रकार का ही डाटा रखा जा सकता है जैसे कई कर्मचारियो के विवरण में जन्मतिथि के काँलम में प्रत्येक पंक्ति में अलग-अलग कर्मचारियो की जन्मतिथि अंकित की जा सकती है लेकिन जन्मतिथि के काँलम का फार्मेट Date फार्मेंट में ही रखा जाएँगा अर्थात जन्मतिथि प्रत्येक कर्मचारी की भले ही अलग हो लेकिन उस काँलम का फार्मेट तिथि (Date) का ही रखा जाएगा उसी प्रकार कर्मचारी के नाम का काँलम टेक्सट फार्मेट (Text) में रखा जाँएगा, तिथि(Date) प्रारूप में नहीं। इसी प्रकार एमएस एक्सेस में टेबल की संरचना बनाने के लिए निम्न नियमो का पालन किया जाता हैः-

a.     एमएस एक्सेस में काँलम को फिल्ड (Field) के नाम से जाना जाता है जिसका नाम अधिकतम 64 करेक्टर में हो सकता है।

b.      इसमें फिल्ड का नाम यूनिक होता है अर्थात उस एक टेबल में एक नाम के दो फिल्ड/काँलम नहीं हो सकते है। अन्य टेबल में इस टेबल के फिल्ड के नाम वाले फिल्ड बनाए जा सकते है लेकिन एक ही टेबल में नहीं उसका नाम नहीं दोहराया जा सकता है।

c.       फिल्ड के प्रारंभ में स्पेस नहीं दिया जा सकता है एवं फिल्ड के नाम में बिन्दु (.), विस्मयबोधक चिन्ह (!), स्वर चिंह (`), कोष्ठक ([]) का प्रयोग नहीं किया जा सकता है साथ ही ASCII चिन्हो का प्रयोग नहीं किया जा सकता है जैसे (€,©,µ,α,β,έ,ᵆ)।

d.      टेबल में डबल कोटेशन चिंह (") का प्रयोग नहीं किया जा सकता है डाटा सेव में भी नहीं।

e.      प्रत्येक फिल्ड में एक विशेष प्रकार का डाटा रखा जा सकता है अर्थात एक फिल्ड को अगर जन्मतिथि के फार्मेट (Data Type) में सेट करने पर उसमें टेक्सट या नंबर को सेव नहीं कराया जा सकता है उसमें केवल जन्मतिथि ही दर्ज की जा सकती है। इसके डाटा प्रकार निम्न हैः-

1. Short Text – इस प्रकार के फिल्ड में 255 अक्षर रखे जा सकते है इससे ज्यादा नहीं। साथ इस प्रकार के डाटा में गणनाए नहीं की जा सकती है जैसे जोडना, घटाना, भाग

2. Long Text – इसमे 255 से अधिक (63999 अक्षर तक) अक्षर रखे जा सकते है इस डाटा टाईप को 2013 से पूर्व के एक्सेस संस्करण में Memo के नाम से जाना जाता था। इस प्रकार के डाटा टाईप में भी अंकिय गणनाए नहीं की जा सकती है।

3. Number – इसमें संख्यात्मक डाटा (किसी भी प्रकार का अंक) स्टोर किया जाता है एवं अंकगणित व गणनाएं करने में इस प्रकार के फिल्ड का उपयोग किया जाता है।

4. Date/Time – इसमें दिनांक, समय को रखा जाता है (100 से 9999 तक)

5. Currency- इसमें मुद्रा का प्रारूप रखा जाता है जैसे रूपये, डाँलर, यूरो आदि।

6. AutoNumber – इस डाटा प्रकार (Data Type) में स्वत (आँटोमेटिक) क्रम सं. 1 से प्रारंभ करते हुए जितनी पंक्ति (Row) होगी उतने क्रमांक (Serial Number) डल जाँएगे आप इस क्रम संख को बदल नहीं सकते।

7. Yes/No – इसमें तार्किक डाटा जैसे हाँ या नहीं वाला डाटा (Yes/No), सत्य/असत्य (True/False), आँन/आँफ (On/Off) डाटा रखा जाता है जैस कोई कर्मचारी एक्टिव है या नहीं, कोई काम कर दिया गया है या लंबित है। इसमें केवल दो विकल्प होते है।

8. OLE Object – इस प्रकार के फिल्ड में कम्प्यूटर की किसी फोटो, फाईल के लिंक (केवल लिंक) को सुरक्षित रखा जाता है जिस पर क्लिक कर आप उस फाईल को खोल करते है। इस डाटा फिल्ड में वह फोटो, फाईल डाटाबेस में सुरक्षित नहीं रहती है।

9. Hyperlink – किसी ईमेल, वेबसाईट के पते को रखा जाता है जिस पर क्लिक कर सीधे उस लिंक को खोला जा सकता है जैसे इसमे किसी वेबसाईट का पूरा www.google.co.in को सेव कर इस पर क्लिक करने पर सीधे इंटरनेट ब्राउजर में Google वेबसाईट खोली जा सकती है।

10. Attachment – इसमें किसी भी प्रकार की फोटो, फाईल, को एक्सेस के डाटावेस में सीधे सुरक्षित रखा जा सकता है।

11. Calculated – किन्ही फील्ड की गणना कर उसका मान सुरक्षित रखने के लिए।

12. Lookup Wizard – इस प्रकार के फिल्ड में कोई सूची सुरक्षित की जा सकती है वह डाटावेस की किसी दूसरी टेबल से भी हो सकती है या फिर उपयोगकर्त्ता व्दारा बनाई गई भी हो सकती है। जैस देश के नाम, राज्यो की सूची, कर्मचारी का अभिवादन सूचक।

अगले अध्याय में हम टेबल की प्राँपर्टी के बारे में विस्तार से सीखेगे। तब तक बेसिक ज्ञान के लिए मेरे यूट्यूब चैनल को सबसक्राईब करे एवं उसमें सामान्य जानकारी के विडियो को अवलोकन अवश्य करे ताकि आगे आप प्रत्येक Objects को भलीभाँति समक्ष सके। साथ ही विडियो के अनुसार स्वंय से अपने कम्प्यूटर में प्रैक्टिस भी अवश्य रूप से करे।

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