तीसरा अध्याय – एमएस एक्सेस में टेबल (Table) की Field Size व Field Properties

तीसरा अध्याय – एमएस एक्सेस में टेबल (Table) की Field Size व Field Properties

टेबल के फिल्ड के नाम व उनके डाटा टाईप निर्धारित करते समय प्रत्येक फिल्ड के लिए उस फिल्ड के गुणो (Properties) का भी निर्धारण किया जाता है जो कि टेबल के डिजाईन व्यू में जाकर किया जाता है। प्रत्येक फिल्ड के चयन के साथ निम्न प्रकार से फिल्ड प्राँपर्टी के विकल्पो दर्शाया गया होता हैः-

इन प्राँपर्टिज के निर्धारण से पूर्व इन प्राँपर्टीज व डाटा टाईप के साईज (Size) व प्रारूप (Format) को जानना भी आवश्यक है जो कि निम्न प्रकार से हैः-

1.   1. Number  - जैसा की आपने पिछले अध्याय में पढा कि Number डाटा टाईप गणना करने के लिए उपयोग में लिया जाता है इसमें किसी का नाम, पता नहीं रखा जा सकता है यह केवल कोई राशि, दर व किसी भी जटिल या सरल गणितीय गणना के लिए उपयोग में लिया जाता है। इस संख्यात्मक डाटा टाईप के कुछ साईज भी होते है इसका उदाहरण इस प्रकार से है कि कोई भी गणितीय संख्या का साईज कई प्रकार से लिखा जा सकता है जैसे दशमलव व बिना दशमलव की संख्या, छोटी लंबाई की संख्या, बडी संख्या आदि। इस प्रकार से Number डाटा टाईप को निम्न साईज से पहचान दी जाती है एवं उनमे अलग-अलग डाटा स्टोर करने की क्षमता होती है जो कि आप अपनी आवश्यकता की अनुसार इनमें से चयन कर सकते है-

a.   Byte – इसमें 0 से 255 तक की संख्या स्टोर की जा सकती है। (भंडारण साईज-1बाईट)

b.   Integer – इसमें -32768 से लेकर 32767 तक की संख्या स्टोर की जा सकती है। (साईज- 4 बाईट)

c.   Long Integer – इसमें -2147483648 से लेकर 2147483647 तक की संख्या स्टोर कर सकते है। (साईज-4बाईट)

d.   Single – इसमें –3.402823E38 to –1.401298E–45 तक की नकारात्मक संख्याए व 1.401298E–45 से  3.402823E38 तक की सकारात्मक संख्याए स्टोर की जा सकती है। (भंडारण साईज- 4 बाईट)

e.   Double- इस डाटा साईज में दशमलव वाली संख्याए स्टोर की जा सकती है। जिनकी लंबाई नकारात्मक संख्या में –1.79769313486231E308 से -4.94065645841247E–324 तक व सकारात्मक संख्या में 4.94065645841247E–324 से 1.79769313486231E308 तक स्टोर की जा सकती है। (भंडारण साईज-8बाईट)

f.    Decimal – इस प्रकार के साईज में –10^38–1 से 10^38–1 (.adb) व –10^28–1 से 10^28–1 (.mdb) तक की साईज का डाटा स्टोर किया जा सकता है। (भंडारण साईज – 12 बाईट)

g.   Replication ID- ये टेबल में प्राईमरी आईडी की तरह ही काम करता है जो कि संबंधित रिकार्ड में पूरे डाटाबेस में एक विशेष (Unique) पहचान संख्या प्रदान करता है।

2.   2. Date and Time – दिनांक व समय को भंडार करने के लिए इनके निम्न डाटा साईज का उपयोग किया जाता है –

        

 

डाटा टाईप	दिनांक/समय का साईज	उदाहरण
General	MM/DD/YYYY Time	13/05/2020 01:36:11 PM
Long Date	MM/DD/yyyy, month ,day, yyyy	Wednesday, May 13, 2020
Medium Data	dd-Month-yy	13-May-2020
Long Time	HH:MM:SS PM /AM	01:38:05 PM
Medium Time	HH:MM:SS	01:38:05
Short Time	HH:SS	1:38

 

3.   3. Yes/No – जैसा की यह डाटा टाईप तार्किक गणनाए करने हेतु उपयोग में लाया जाता है अतः इसके निम्न साईज निर्धारित हैः-

a.   Yes/No – इस साईज में किसी रिकार्ड को हाँ या नहीं में रखा जाता है।

b.   True/False – इस साईज में रिकार्ड सत्य या असत्य के रूप में दर्ज किया जाता है।

c.   On/Off – इस साईज के अनुसार रिकार्ड या तो आँन या आँफ के साईज में होता है।

                         डाटा टाईप की प्राँपर्टी के एक-एक विकल्प की जानकारीः-

1.   Field Size (फिल्ड साईज) – इस विकल्प में डाटा टाईप के उपरोक्त बताई गए साईज का आवश्यकता के अनुसार चयन करना होता है जिस साईज में आपको अपने डाटा को रखना होता है जैसे की नंबर के लिए Integer, Long Integer, Double, Decimal या दिनांक के लिए Short Date, Long Date आदि।

2.   Format (प्रारूप) – उपरोक्त डाटा साईज को किस प्रारूप में रखना है उसका निर्धारण इस विकल्प में किया जाता है जैसे दिनांक के साईज के लिए पहले माह, दिन, वर्ष लेना है तो mm-dd-yy रखना होगा उसी प्रकार समय व अन्य साईज का प्रारूप इस फील्ड से निर्धारित किया जाता है।

3.   Decimal Places (डेसीमल प्लेस) - जैसे Decimal साईज के लिए दशमलव के आगे कितनी संख्या तक की साईज लेने है अर्थात कोई दशमलव संख्या 147.254874 है तो 147 के आगे जो दशमलव के आगे के कितने अंक रखने है अगर इस फिल्ड में 2 रखा गया है तो उक्त संख्या 147.26 के रूप में स्टोर रहेगी व इस फिल्ड के सभी डाटा भी इसी साईज में सुरक्षित होगे। Auto विकल्प में संख्या की वास्तविक लंबाई स्टोर होगी।

4.   Input Mask (इनपुट मास्क)- इस फील्ड के डाटा किस प्रकार से दिखेगा उसका निर्धारण इस विकल्प से किया जाता है। इसमें केवल Text व Date/Time फिल्ड के लिए सैंटिग्स की जाती है। जैसे Text डाटा टाईप के लिए पासवर्ड लुक व दिनांक वाले फील्ड के लिए उसका लुक।

5.   Caption (कैप्शन) – इस विकल्प से आप डाटा फिल्ड का दिखने वाला नाम निर्धारित कर सकते है अर्थात डाटा फिल्ड का नाम तो वही रहेगा जो आपने Field Name में दिया है लेकिन टेबल को DataSheet View में देखने पर जो नाम Caption में दिया जाएँगा वह प्रदर्शित होगा। जैसे किसी कोई EID किसी कर्मचारी का डाटा फिल्ड नाम है लेकिन कैप्शन में Employee ID लिखने पर DataSheet View में वह फिल्ड Employee ID के नाम से दिखेगा।

6.   Default Value (डिफाँल्ट वेल्यू)-  इस फिल्ड में कोई फिक्स वेल्यू लिख कर वह खाली रिकार्ड के लिए Default Value निर्धारित कर दी जाती है जैसे Date(), 0 आदि। अगर कोई रिकार्ड खाली होता है तो उसमे यहाँ निर्धारित की गई वैल्यू उनमे स्वतः स्टोर हो जाती है।

7.   Validation Rule (वेलिडेशन नियम)- इस विकल्प के तहत उस डाटा फिल्ड के लिए निर्धारित कर दिया जाता है कि उसके लिए कितने लंबी, कौनसा टैक्सट नहीं रखा जा सकता है या कौनसा टैक्सट स्टोर किया जा सकता है। जैसे >100 लिखने पर इस फिल्ड में 100 से कम की संख्या अंकित नहीं की जा सकेगी।

8.   Validation Text (वेलिडेशन टैक्सट)- इस विकल्प में निर्धारित टैक्सट रखकर उस फील्ड का विवरण दिखाया जाता है।

9.   Required – अर्थात इस फील्ड में डाटा प्रविष्ठ करना जरूरी है या नहीं (हाँ या नहीं विकल्प)

10. Indexed – अर्थात इस फील्ड में समान डाटा रखा जा सकता है या नहीं।

11. IME Mode व IME Sentence Mode – ये फिल्ड मुख्यतया एशियन भाषाओ के चिंह/प्रतीक व जटिल प्रतीको को स्टोर करने के लिए प्रयोग में लाया जाता है अधिकतर यह फील्ड कार्य में नहीं आता है।

12. Text Align – संबंधित डाटा फिल्ड में डाटा किस और दिखाई देगा जैसे Left, Right. Center>

13. Show Date Picker- यह विकल्प दिनांक वाले डाटा टाईप के लिए होता है ताकि DataSheet View में डाटा स्टोर करते समय दिनांक चुनने का विकल्प दिखाई दिया जाना है या नहीं इसका निर्धारण किया जा सके।

इसके अलावा LookUp में Display Control में फिल्ड DataSheet View में टैक्सट बाँक्स या ComboBox के रूप में देखने के लिए काम में लिया जाता है। यह टैक्सट डाटा फिल्ड के लिए उपयोगी होता है जैसे Gender का डाटा फिल्ड बनाने पर आप ComboBox का चयन कर इसमें Male Female पहले ही स्टोर कर सकत है ताकि डाटा स्टोर करते समय उपयोगकर्त्ता केवल इन विकल्पो का ही चयन कर सके। इससे समय की भी बचत होती है एवं डाटा को एक समानता प्राप्त होती है साथ ही वर्तनी की त्रुटि से भी बचा जा सकता है।

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